Wanneer is maatwerk software de juiste keuze?

Ron Aarnink

Soms beginnen gesprekken met klanten met een vraag die op het eerste gezicht vrij simpel lijkt.

“Wij gebruiken nu verschillende systemen naast elkaar, maar het begint een beetje te knellen. Wanneer kies je eigenlijk voor maatwerk software?”

Het is een vraag die we regelmatig krijgen. Zeker bij bedrijven die al een tijdje werken met standaardsoftware, Excel-overzichten of een combinatie van verschillende systemen.

In veel gevallen werkt dat jarenlang prima. Tot het moment dat processen veranderen, het bedrijf groeit of systemen steeds vaker omwegen nodig hebben om het werk gedaan te krijgen.

En juist op dat punt ontstaat vaak de vraag: blijven we werken met wat we hebben, of is het tijd voor iets anders?

Standaardsoftware is vaak een logische start

Voor veel organisaties begint digitalisering met standaardsoftware. Een boekhoudpakket, een CRM-systeem of een ERP-oplossing. Software die ontworpen is voor veel bedrijven tegelijk en daarom een brede set functies biedt.

Dat heeft duidelijke voordelen. De software is relatief snel te implementeren, wordt onderhouden door de leverancier en sluit vaak goed aan op algemene bedrijfsprocessen. Zolang processen redelijk standaard zijn, werkt dat meestal prima. Veel bedrijven draaien jarenlang succesvol op dit soort systemen.

Wanneer standaardsoftware begint te knellen 

Na verloop van tijd zien we bij organisaties vaak kleine veranderingen ontstaan in hoe ze werken.

Processen worden aangepast. Nieuwe diensten komen erbij. Afdelingen werken op hun eigen manier. En er ontstaan steeds meer situaties waarin de standaardsoftware niet helemaal meer aansluit op wat er in de praktijk gebeurt.

Dat merk je vaak aan kleine signalen:

  • informatie wordt handmatig overgenomen tussen systemen
  • Excel-bestanden worden gebruikt om gaten in processen op te vangen
  • medewerkers weten precies welke omweg nodig is om iets voor elkaar te krijgen
  • rapportages kosten steeds meer tijd om samen te stellen

Geen van die dingen is op zichzelf een groot probleem. Maar samen zorgen ze er wel voor dat processen langzaam ingewikkelder worden.

De tussenfase: systemen koppelen en automatiseren

Op dat moment denken veel bedrijven meteen aan maatwerksoftware. Maar dat is lang niet altijd de eerste stap. In veel gevallen zit de oplossing namelijk in het beter laten samenwerken van bestaande systemen. Door software te koppelen of workflows te automatiseren kan een groot deel van het handmatige werk al verdwijnen. Bijvoorbeeld door:

  • een webshop te koppelen aan een ERP-systeem
  • klantinformatie automatisch te synchroniseren tussen CRM en administratie
  • documenten automatisch te genereren vanuit bestaande data
  • handmatige stappen in een workflow te automatiseren

Door systemen te koppelen verdwijnt vaak al een groot deel van het dubbele werk. In plaats van informatie op meerdere plekken in te voeren, wordt data automatisch gedeeld tussen systemen. Voor veel organisaties is dat een logische tussenfase in hun digitalisering en soms ook voldoende.

Wanneer maatwerk software interessant wordt

Er zijn echter ook situaties waarin koppelingen of standaardsoftware niet meer voldoende zijn. Dat zien we vooral wanneer bedrijfsprocessen echt uniek zijn of wanneer meerdere systemen samen één proces moeten ondersteunen. Bijvoorbeeld wanneer:

  • een proces niet goed in bestaande software past
  • meerdere systemen samen één workflow vormen
  • veel handmatige controles nodig zijn
  • rapportages of berekeningen specifiek zijn voor het bedrijf
  • nieuwe ideeën niet binnen bestaande software passen

Op dat moment kan maatwerk software een oplossing zijn. Niet omdat maatwerk “beter” is dan standaardsoftware, maar omdat het mogelijk maakt om software volledig te laten aansluiten op het proces van het bedrijf.

De software volgt dan het werk, in plaats van andersom.

Maatwerk software betekent niet altijd een compleet nieuw systeem

Bij maatwerk denken veel mensen meteen aan een volledig nieuw softwaresysteem. In de praktijk is dat lang niet altijd nodig.

Soms gaat het om een specifieke applicatie die tussen bestaande systemen in zit. Denk bijvoorbeeld aan een webapplicatie, een interne bedrijfssoftware oplossing of een portaal dat verschillende systemen met elkaar verbindt. Bijvoorbeeld een calculatietool, een planningstool of een portaal dat verschillende systemen met elkaar verbindt.

Zo kan maatwerk software juist helpen om bestaande systemen beter samen te laten werken, in plaats van ze volledig te vervangen.

Het begint meestal met het proces

Wanneer bedrijven ons vragen of maatwerk software de juiste keuze is, beginnen we daarom niet met techniek. We beginnen met vragen. Hoe werkt het proces nu? Waar zitten de meeste handmatige stappen? Welke systemen spelen een rol? En waar ontstaan vertragingen of fouten?

Door eerst het proces goed te begrijpen, wordt vaak vanzelf duidelijk waar de grootste winst te behalen is.

Soms ligt de oplossing in een kleine aanpassing. Soms in een koppeling tussen systemen. En soms inderdaad in maatwerk software.

Maar die keuze wordt pas duidelijk als het proces helder is.

Wanneer maatwerk software de juiste keuze wordt

Kort samengevat zien we maatwerk software vooral waardevol worden wanneer:

  • bedrijfsprocessen niet goed in standaardsoftware passen
  • meerdere systemen samen één workflow vormen
  • automatisering nodig is om groei mogelijk te maken
  • specifieke berekeningen of configuraties nodig zijn
  • software een belangrijk onderdeel wordt van de bedrijfsvoering

In die situaties kan maatwerk software helpen om processen overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig te maken. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een webapplicatie, bedrijfssoftware op maat of een systeem dat verschillende applicaties en workflows met elkaar verbindt.

Twijfel je tussen standaardsoftware, koppelingen of maatwerk?

Veel organisaties zitten precies in die fase waarin bestaande software nog werkt, maar steeds vaker begint te wringen.

In dat soort situaties helpt het vaak al om samen naar het proces te kijken. Niet om meteen nieuwe software te bouwen, maar om te begrijpen waar de grootste winst zit.

Soms blijkt een kleine aanpassing al genoeg. Soms een koppeling tussen systemen. En soms ontstaat daaruit het idee voor maatwerk software.

Maar de eerste stap is bijna altijd hetzelfde: inzicht krijgen in hoe het proces werkelijk werkt.

Voorbeelden van maatwerk software

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Vaak begint een goed gesprek gewoon met het laten zien van jouw huidige processen en tools. Neem gerust contact met ons op.