Zo’n formulier dat door het hele bedrijf gaat? Dat kan slimmer!

Ron Aarnink

Vandaag waren we bij een klant waar een simpel formulier een opvallend centrale rol speelt.
Zo’n klassiek doordrukvel dat letterlijk het hele bedrijf doorgaat.

Het formulier begint bij de ene afdeling, belandt via een paar bureaus en werkstations bij de volgende en eindigt uiteindelijk ergens in een map, klaar om gefactureerd of gearchiveerd te worden. Iedereen weet hoe het werkt. En eerlijk is eerlijk: dit soort papieren formulieren functioneren vaak al jarenlang prima.

Net als bij veel Excel-bestanden zegt zo’n formulier vaak meer dan alleen wat erop staat. Het laat zien hoe een bedrijfsproces in de loop van de tijd is gegroeid, wie wanneer betrokken is en waar controle- en overdrachtsmomenten zitten. Juist daarom is dit vaak een logisch startpunt om te kijken hoe je zulke processen stap voor stap kunt digitaliseren.

Waarom papieren formulieren ooit een logische keuze waren

Papieren formulieren en doordrukvellen zijn niet ontstaan uit gemakzucht. Ze zijn vaak heel bewust ingevoerd. Iedereen kan ermee werken: je hebt geen systeem nodig, geen inlog en geen uitleg. Het formulier is tastbaar, overzichtelijk en ligt letterlijk op tafel. Door de doorslagen weet elke afdeling wat er van hen verwacht wordt en blijft er altijd een kopie achter.

Voor veel organisaties is dit jarenlang een prima oplossing geweest. Zeker in omgevingen waar processen stap voor stap verlopen en waar het belangrijk is dat iedereen hetzelfde document ziet. Papieren formulieren brengen structuur, duidelijkheid en een vaste volgorde in het bedrijfsproces.

En precies daarom zijn dit soort formulieren vaak zo hardnekkig. Ze doen wat ze moeten doen, totdat een organisatie groeit, verandert of sneller moet schakelen. Pas dan wordt zichtbaar waar de grenzen van een papieren workflow liggen.

Wat zo’n formulier eigenlijk over je proces vertelt. 

Een formulier dat door het hele bedrijf gaat, is zelden zomaar administratie. Het is vaak een directe afspiegeling van hoe een bedrijfsproces is ingericht en hoe het werk in de praktijk verloopt.

De volgorde van invullen laat zien wie wanneer betrokken is. De velden maken duidelijk welke informatie op welk moment nodig is. En de doorslagen geven inzicht in waar controles plaatsvinden en waar verantwoordelijkheden liggen binnen het proces.

Als je er samen doorheen loopt, wordt vaak snel zichtbaar waar het proces afwijkt van wat er op papier staat. Waar iemand iets invult “voor de zekerheid”. Waar informatie dubbel wordt vastgelegd. Of waar een extra stap is toegevoegd omdat het ooit een keer misging.

In die zin is zo’n papieren formulier goed te vergelijken met een Excel-sheet: het is geen toevallige oplossing, maar het resultaat van jarenlange aanpassingen aan de dagelijkse praktijk. Juist daarom is het waardevol om niet meteen te denken aan vervangen, maar eerst te begrijpen wat het formulier binnen het proces eigenlijk probeert te regelen.

Wanneer papieren formulieren gaan knellen

Zolang het rustig is en iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, werkt zo’n papieren formulier prima. Maar naarmate een organisatie groeit of processen complexer worden, ontstaan er kleine fricties in de workflow.

Het formulier raakt zoek of blijft op een bureau liggen. Handgeschreven notities zijn niet altijd even duidelijk. Aanpassingen worden erbij geschreven, doorgestreept of mondeling toegelicht. En fouten worden vaak pas ontdekt als het formulier zijn hele rondje door het bedrijf al heeft gemaakt.

Wat we ook regelmatig zien, is dat de informatie op het papieren formulier later alsnog in een ander systeem of in een Excel-bestand wordt overgenomen. Dat betekent dubbel werk en een extra kans op fouten. Bovendien is er onderweg geen actueel inzicht: je weet pas waar je staat als het formulier weer boven water komt.

Dat zijn meestal geen grote problemen op zichzelf, maar samen zorgen ze wel voor vertraging, onduidelijkheid en afhankelijkheid van mensen die precies weten “hoe het hoort”. En juist daar begint een handmatig proces steeds vaker te knellen.

Hoe wij kijken naar papieren formulieren en workflows

Als iemand met zo’n papieren formulier bij ons aanklopt, beginnen we niet met software. We beginnen met kijken en vragen stellen.

We lopen het formulier samen door. Waarom deze volgorde? Wie vult wat in? Wat gebeurt er als informatie ontbreekt? En wat gebeurt er daarna met het formulier binnen het proces?

Vaak blijkt al snel dat het formulier meerdere doelen tegelijk probeert te dienen. Het is een instructie, een controlemiddel, een overdrachtsmoment én een archiefstuk in één. Dat is logisch gegroeid, maar maakt de workflow ook kwetsbaar, zeker wanneer processen veranderen of uitbreiden.

Door samen stil te staan bij het formulier ontstaat inzicht. Niet alleen in wat er misgaat, maar vooral in waarom het proces zo is ingericht. Dat inzicht is belangrijker dan de oplossing zelf. Pas als duidelijk is wat het formulier moet ondersteunen, wordt helder of en waar digitalisering of techniek echt iets kan toevoegen.

Papieren formulieren digitaliseren: niet altijd met software

Een papieren formulier dat door het hele bedrijf gaat, betekent niet automatisch dat er een grote digitale oplossing nodig is. Dat zou te kort door de bocht zijn.

Soms zit de winst in kleine aanpassingen. Een duidelijkere volgorde, minder velden of het schrappen van informatie die eigenlijk nergens meer voor wordt gebruikt. In andere gevallen helpt een eenvoudig digitaal formulier al, dat dezelfde stappen volgt maar fouten en dubbel werk in het proces voorkomt.

Het komt ook regelmatig voor dat het formulier prima werkt, maar dat de informatie daarna te vaak opnieuw wordt overgenomen in Excel of een ander systeem. In dat geval ligt de oplossing eerder in het koppelen van systemen dan in het volledig vervangen van het formulier.

En ja, soms is maatwerksoftware wel de beste keuze. Maar dat is meestal pas duidelijk nadat het proces goed is begrepen. De techniek volgt het werk, niet andersom.

Inzicht in je proces is vaak al winst

Wat we vaak zien, is dat het grootste voordeel niet meteen in software zit. Alleen al samen kijken naar hoe een papieren formulier door het bedrijf gaat, levert nieuwe inzichten op in het proces.

Mensen zien waar stappen dubbel worden uitgevoerd, waar informatie verloren gaat of waar afhankelijkheden zitten die eerder vanzelfsprekend leken. Dat zorgt voor meer begrip tussen afdelingen en maakt duidelijk waar het bedrijfsproces eenvoudiger of slimmer kan worden ingericht.

Soms leidt dat uiteindelijk tot een digitale oplossing. Soms tot een paar kleine aanpassingen die direct tijd besparen en fouten voorkomen. In beide gevallen begint het verbeteren van het proces met inzicht.

Hebben jullie ook zo’n formulier dat “een rondje door het bedrijf maakt”? Dan is het vaak de moeite waard om daar eens samen naar te kijken. Niet om alles om te gooien, maar om te ontdekken hoe je bestaande processen stap voor stap kunt digitaliseren.

Benieuwd wat wij met jouw formulier kunnen?

Vaak begint een goed gesprek gewoon met het laten zien van jouw formulier. Neem gerust contact met ons op.